Politique de confidentialité

FIDEXAUDIT SA

FIDEXAUDIT RÉVISION SA

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Dernière mise à jour : octobre 2025

La présente politique de confidentialité (ci-après : la « Politique ») vise à vous informer de la manière dont Fidexaudit SA, une société anonyme suisse, enregistrée sous le numéro CHE-107.516.529, dont le siège est au Chemin de Mornex 2, 1003 Lausanne, et ses succursales, Fidexaudit SA, CHE202.823.077, sise à la Rue des Vignerons 1B, 1110 Morges et Fidexaudit SA, CHE-209.138.775, sise à Rue des Deux-Marchés 23, 1800 Vevey ainsi que Fidexaudit révision SA, un société anonyme suisse, enregistrée sous le numéro CHE-102.868.553, dont le siège est Chemin de Mornex 2, 1003 Lausanne (ci-après : les « Sociétés », la « Société » , « nous », « notre »), Traitent vos Données personnelles et les droits auxquels vous pouvez prétendre conformément à la Loi fédérale suisse sur la protection des données (ci-après : la « LPD ») et, le cas échéant, au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après : « RGPD »).

La présente Politique fournit des informations générales applicables dans la plupart des situations et peut être complétée par des politiques ou des règlements plus spécifiques, le cas échéant. La présente Politique a pour objet de préciser les procédures applicables au Traitement de vos Données personnelles que nous utilisons pour fournir et améliorer notre Site et nos Services. Il explique quelles Données personnelles nous Collectons et Traitons, comment nous les utilisons, et à quelles finalités.

Nous sommes conscients que le Traitement de Données personnelles vous concernant implique une grande confiance de votre part. Nous prenons cette marque de confiance très au sérieux et faisons de notre priorité le fait de vous assurer la plus grande confidentialité et sécurité concernant vos Données personnelles.

1. DÉFINITIONS

Client

Toute personne physique ou morale faisant appel aux Services proposés par les Sociétés, que ce soit pour des mandats d’audit avec Fidexaudit révision SA ou pour tous les autres Services avec Fidexaudit SA.

Communication

Le fait de rendre des Données personnelles accessibles, par exemple en autorisant leur consultation, en les transmettant à un tiers ou à une autorité, ou en les diffusant par le biais du Site.

Consentement

Manifestation de volonté active, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle une Personne concernée donne son accord à ce que des Données personnelles la concernant fassent l’objet d’un Traitement.

Cookies

Les Cookies sont des données qui sont placées automatiquement sur le terminal du Visiteur par le navigateur web du Visiteur lorsqu’il accède au Site. Les Cookies peuvent être rappelés par un serveur web dans le domaine qui a placé le Cookie. Les Cookies identifient le navigateur du Visiteur auprès du serveur web. Les Cookies permettent également de stocker des informations sur le serveur web (par exemple des préférences linguistiques, des informations techniques, des informations sur les clics ou les chemins d’accès, etc.) afin d’améliorer l’expérience du Site et de procéder à l’analyse du Site et à l’évaluation de ses performances.

Données personnelles

Toutes les informations qui se rapportent à une personne identifiée ou identifiable. Cela comprend notamment les identifiants, tels que les noms, les supports audiovisuels, les numéros d’identification, les données de localisation ou les identifiants en ligne ; il peut s’agir également d’éléments spécifiques propres à l’identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale de la Personne concernée. Sont notamment considérées comme des Données personnelles sensibles les données sur les opinions ou les activités religieuses, les données sur la santé, la sphère intime ou l’origine raciale ou ethnique, les données génétiques, les données biométriques identifiant une personne physique de manière univoque, les données sur les poursuites ou sanctions pénales et administratives, les données sur des mesures d’aide sociale.

Personne concernée

La personne physique dont les Données personnelles font l’objet d’un Traitement.

Prestations signifie les Services fournis par les Sociétés aux Clients.

Responsable du Traitement

La personne qui détermine les finalités et les moyens du Traitement des Données personnelles. Dans le cadre de la présente Politique, les Responsables du Traitement sont les Sociétés, soit Fidexaudit SA avec ses Succursales, et Fidexaudit révision SA. Dans le cadre de la présente Politique, les Responsables du Traitement sont conjointement désignés comme la Société.

Service(s)

signifie les Services de fiduciaire, d’audit, de taxation et de conseils dispensés aux Clients par les Sociétés.

Site

désigne le Site internet des Sociétés disponible à l’adresse URL https://www.fidexaudit.ch/.

Société(s)

désigne la société Fidexaudit SA, CHE-107.516.529, et la Société Fidexaudit révision SA, CHE-102.969.553, dont le siège est au Chemin de Mornex 2, 1003 Lausanne. Les deux sociétés sont des sociétés proches.

Succursales

désigne les deux succursales de Fidexaudit SA, enregistrées sous les numéros CHE-209.138.775 et 202.823.077, sises à Vevey (Rue des Deux-Marchés 23, 1800 Vevey), et à Morges (Rue des Vignerons 18, 1110 Morges).

Traitement (ou Traiter)

Toute opération relative à des Données personnelles – quels que soient les moyens et procédés utilisés – notamment la collecte, la conservation, l’exploitation, la modification, la sauvegarde, l’utilisation, la communication, l’archivage, le stockage ou la destruction de données. A noter que le verbe « traiter » fait référence à l’une des opérations susmentionnées et qu’il est utilisé dans la présente Politique de façon générique.

Visiteur

Toute personne physique naviguant sur le Site mis à disposition par les Sociétés.

2. RESPONSABLE DU TRAITEMENT ET CONTACT

Les Sociétés Fidexaudit SA, ses Succursales et Fidexaudit révision SA sont des sociétés affiliées.

Pour les mandats d’audit et de révision, la société Fidexaudit révision SA est le Responsable du Traitement des Données personnelles des Personnes concernées.

Pour tous les autres mandats, la société Fidexaudit SA est le Responsable du Traitement des Données personnelles des Personnes concernées.

En l’absence de détails spécifiques, le Responsable du Traitement des Données Personnelles est la société Fidexaudit SA.

Les demandes et l’exercice des droits en lien avec la protection des Données personnelles d’une Personne concernée peuvent nous être adressées par courrier ou par e-mail, accompagnées d’une copie de la carte d’identité ou du passeport permettant d’identifier la Personne concernée.

– Chemin de Mornex 2, Case postale 598, 1001 Lausanne ;

– info@fidexaudit.ch.

Bien qu’en règle générale Fidexaudit SA intervient en qualité de Responsable du Traitement, il est toutefois possible que selon la nature du traitement, la finalité poursuivie et le degré d’autonomie dont elle dispose dans la détermination des finalités et des moyens du Traitement des Données personnelles, elle puisse agir en qualité de sous-traitante pour le compte de ses Clients.

C’est notamment le cas lorsqu’elle assure la gestion et l’administration des salaires de leurs collaborateurs ou lorsqu’elle fournit des prestations en lien avec la fiscalité ordinaire de ses Clients.
Dans ces situations, elle Traite les Données personnelles exclusivement sur instruction de ses Clients et dans le cadre strict des finalités liées à la Prestation à réaliser. A ce titre, elle agit en tant que soustraitante pour le Traitement de ces Données personnelles. Le cas échéant, ledit Traitement est encadré par le contrat de mandat conclu entre les parties.

3. LES PRINCIPES DU TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES

Lorsqu’elle Traite des Données personnelles, la Société s’engage à respecter les principes généraux de la protection des Données personnelles, notamment les principes suivants :

a. Loyauté et légalité

Lors du Traitement des Données personnelles, les droits individuels des Personnes concernées seront protégés par la Société. Les Données personnelles seront collectées et Traitées légalement, équitablement, de bonne foi et d’une manière proportionnée à l’objectif poursuivi.

b. Limitation à une finalité spécifique

Les Données personnelles Traitées par la Société doivent être adéquates et pertinentes au regard de la finalité pour laquelle elles sont Traitées. Cela implique de s’assurer que les Données personnelles collectées ne sont pas excessives par rapport à la finalité pour laquelle elles sont collectées. Des modifications ultérieures de la finalité du Traitement ne sont possibles que dans une mesure limitée et doivent être justifiées.

c. Transparence

La Personne concernée est informée de la manière dont ses Données personnelles sont Traitées par la Société. Lorsque des Données personnelles sont collectées, la Personne concernée doit être informée

– de l’existence de la présente Politique ;

– de l’identité du (des) Responsable(s) du Traitement ;

– de l’objectif de la collecte et du Traitement des Données personnelles ;

– de la manière dont les Données personnelles sont Traitées, du lieu où elles sont Traitées et des personnes qui les Traitent ; et

– les tiers auxquels les Données personnelles peuvent être communiquées.

d. Exactitude

Les Données personnelles Traitées doivent être exactes et, si nécessaire, mises à jour. Les Données personnelles inexactes ou incomplètes ne doivent pas être conservées et doivent être supprimées.

e. Minimisation des données

Les Données personnelles Traitées seront adéquates, pertinentes, et nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles seront collectées et Traitées.

f. Limitation de la conservation

Les Données personnelles seront conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités de Traitement.

4. COLLECTE ET TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES

Nous Traitons différents types de Données personnelles notamment :

Données personnelles de Clients auxquels nous fournissons ou avons fourni des Prestations ;
Données personnelles que nous avons reçues indirectement de nos Clients dans le cadre de la fourniture de Services ;
Données personnelles collectées lors de la consultation de notre Site ;
Données personnelles collectées lors de l’utilisation de notre newsletter ;
Données personnelles collectées en cas de participation à l’un de nos événements :
Données personnelles collectées dans le cadre de la relation avec le Client, notamment en cas de communication et/ou de rendez-vous présentiels ;
Données personnelles collectées dans d’autres relations contractuelles, p.ex. en tant que fournisseur, prestataire de services ou conseiller ;
Données personnelles reçues dans le cadre du recrutement de nos équipes ;
Données personnelles collectées pour des raisons légales ou réglementaires ;
Données personnelles collectées lorsque nous exerçons notre obligation de diligence ou défendons d’autres intérêts légitimes, p. ex. pour éviter les conflits d’intérêts, prévenir le blanchiment d’argent ou d’autres risques, garantir l’exactitude des données, vérifier la solvabilité, assurer la sécurité ou faire valoir nos droits.

Vous trouverez des informations plus détaillées dans la description de la catégorie de Traitement concernée au chiffre 5 de la présente Politique

5. CATÉGORIES DE DONNÉES PERSONNELLES

Les Données personnelles que nous Traitons dépendent de la nature de votre interaction avec nous et de l’objectif du Traitement de ces Données personnelles.

Outre vos coordonnées, il est possible que nous Traitions également d’autres Données personnelles vous appartenant ou appartenant à des personnes qui sont en relation avec vous. Selon les circonstances, il peut s’agir de Données personnelles sensibles.

Nous collectons les catégories de Données personnelles suivantes en fonction de la finalité pour laquelle elles seront Traitées par nos soins :

Coordonnées (p. ex. nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail) ;
Informations clients (p. ex. date de naissance, nationalité, état civil, profession, titre, description de fonction, numéro de passeport ou de carte d’identité, numéro AVS)
Données de gestion des risques (p. ex. informations relatives à la solvabilité, données du registre du commerce) ;
Informations financières (p. ex. coordonnées bancaires) ;
Données de mandat, en fonction du mandat (p. ex. informations fiscales, statuts, procèsverbaux, contrats, données des collaborateurs (p. ex. salaire, assurances sociales), données comptables, ayant droit économique, rapports de propriété) ;
Données du Site (p. ex. information sur l’appareil (UDI), informations sur le navigateur, utilisation du Site (analyse et utilisation de plugins, etc.) ;
Données de candidature (p. ex. curriculum vitae, certificats de travail) ;
Informations marketing (p. ex. inscription à une newsletter) ;
Données de sécurité et de réseau (p. ex. listes des visiteurs, contrôles d’accès, scanner de réseau et de messagerie, listes d’appels téléphoniques).

Si cela est permis, nous collectons également certaines Données personnelles auprès de sources accessibles au public (p. ex. registre des poursuites, registres fonciers, presse, internet) ou en recevons de nos mandants et de leurs collaborateurs, des autorités, des tribunaux (d’arbitrage) et d’autres tiers.

En plus des Données personnelles que vous nous fournissez directement, les catégories de Données personnelles que nous recevons de tiers à votre sujet comprennent notamment :

– des Données personnelles issues de registres publics ;
– des Données personnelles dont nous avons connaissance dans le cadre de procédures administratives et judiciaires ;
– des Données personnelles en lien avec vos fonctions et activités professionnelles (afin que, avec votre aide, nous puissions p. ex. conclure et traiter des affaires avec votre employeur) ;
– des Données personnelles vous concernant dans la correspondance et les entretiens avec des tiers ;
– des informations sur la solvabilité ;
– des informations à votre sujet que des personnes de votre entourage (famille, conseiller, représentant juridique, etc.) nous donnent afin que nous puissions conclure ou traiter des contrats avec vous ou en faisant appel à vous (p. ex. références, votre adresse pour les livraisons, procurations) ;
– des Données personnelles portant sur le respect des prescriptions légales comme la lutte contre le blanchiment d’argent et les restrictions d’exportation, des données de banques, assurances, partenaires de distribution et autres partenaires contractuels de notre organisation en vue de l’utilisation ou de la fourniture de prestations de votre part (p. ex. paiements effectués, achats réalisés) ;
– des Données personnelles issues des médias et d’internet vous concernant (dans la mesure où cela est indiqué dans un cas concret, p. ex. dans le cadre d’une candidature, etc.) ;
– vos adresses et éventuellement les intérêts et autres données socio-démographiques (à des fins de marketing) ;
– des données en lien avec l’utilisation du Site (p. ex. adresse MAC du smartphone ou de l’ordinateur, données sur votre appareil et paramétrages, Cookies, date et heure de la visite sur le site, pages et contenus consultés, fonctions utilisées, sites Internet référents, données de localisation).

6. BUTS DU TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES ET BASE JURIDIQUE

6.1. FOURNITURE DE PRESTATIONS DE SERVICES

Nous Traitons en premier lieu des Données personnelles que nous recevons, dans le cadre de nos relations de mandat avec nos Clients et d’autres relations contractuelles avec des partenaires commerciaux, de la part de ceux-ci et d’autres personnes impliquées.

Les Données personnelles de nos Clients sont notamment les données suivantes :

Coordonnées du Client et/ou de ses organes et/ou collaborateurs en contact avec nous (p. ex. nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, e-mail, autres coordonnées) ;
Informations personnelles des Personnes concernées (p. ex. date de naissance, nationalité, état civil, profession, titre, description de fonction, numéro de passeport ou de carte d’identité, numéro AVS, situation familiale, etc.) ;
Données de gestion des risques (p. informations relative à la solvabilité, données du registre du commerce, listes de sanctions, bases de données spécialisées, données issues d’internet) ;
Informations financières (p. ex. coordonnées bancaires, investissements ou participations) ;
Données de mandat, en fonction du mandat, p. ex. informations fiscales, statuts, procès-verbaux, données des collaborateurs (p. ex. salaire, assurances sociales), données comptables, etc ;
Données personnelles sensibles lorsque nous fournissons des prestations dans les domaines du traitement des salaires ou de la comptabilité.

Nous Traitons ces Données personnelles aux fins décrites, en nous appuyant sur les bases juridiques suivantes :

Selon les instructions de nos Clients, en tant que sous-traitant du Traitement des Données personnelles et afin d’exécuter les Prestations de Services décrites dans le contrat de mandat ;
Conclusion ou exécution d’un contrat avec la Personne concernée ou en sa faveur, y c. la préparation du contrat et son exécution éventuelle (p. ex. conseil, fiduciaire) ;
Respect d’une obligation légale (p. ex. lorsque nous assumons nos obligations en qualité d’organe de révision ou lorsque nous sommes tenus de publier des informations) ;
Préservation d’intérêts légitimes (p. ex. à des fins administratives, pour améliorer notre qualité, assurer la sécurité, procéder à la gestion des risques, faire valoir nos droits, nous défendre contre des réclamations ou examiner des conflits d’intérêts potentiels) ;
Consentement (p. ex. pour traiter des Données personnelles sensibles, pour vous envoyer des informations marketing).

6.2. TRAITEMENT INDIRECT DES DONNÉES PERSONNELLES PROVENANT DE LA FOURNITURE DE PRESTATIONS

Lorsque nous fournissons des Prestations à nos Clients, il se peut que nous Traitions également des Données personnelles de tiers ou des Données personnelles que nous n’avons pas collectées directement auprès des Personnes concernées. Ces tiers peuvent être des personnes de contact, des membres de la famille de Clients ou des personnes qui sont en relation avec les Clients ou les Personnes concernées pour d’autres raisons. Nous avons besoin de ces Données personnelles afin d’exécuter des contrats conclus avec nos Clients.

Ces Données personnelles nous sont transmises par nos Clients ou par des tiers qu’ils ont mandatés.
Nos Clients ont la responsabilité d’informer les Personnes concernées dont les Données personnelles sont Traitées par nos soins, qu’ils communiquent leurs Données personnelles avec nous et de s’assurer d’obtenir leur Consentement explicite pour le Traitement de Données personnelles sensibles. Pour cela, nos Clients peuvent faire référence à la présente Politique.

En tant que Responsable du Traitement, nous demeurons responsables d’informer les Personnes concernées des catégories de Données personnelles traitées, dans le mois qui suit la collecte, et avant toute communication à un tiers, sous réserve d’éventuelle restrictions liées au secret professionnel. En cas de mandat confié par une personne morale ou par une personne physique (ex : pour le traitement des salaires de ses collaborateurs), nous agissons conjointement avec le Client pour informer les Personnes concernées du Traitement, conformément aux termes du contrat de mandat. Dans cette hypothèse également, le Consentement explicite des collaborateurs pour le Traitement de leurs Données personnelles sensibles est recueilli par le Client.

Lorsque nous agissons en qualité de sous-traitant de nos Clients, ces derniers conservent la responsabilité d’informer les Personnes concernées du Traitement par nos soins de leurs Données personnelles, et demeurent responsables du Traitement, et des obligations liées à ce Traitement, en tant que Responsable du Traitement.

En ce qui concerne les Données personnelles des Personnes concernées en relation avec nos Clients, il s’agit en particulier des informations suivantes :

Coordonnées (p. ex. nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, e-mail, autres coordonnées, données marketing) ;
Informations personnelles (p. ex. date de naissance, nationalité, état civil, profession, titre, description de fonction, numéro de passeport ou de carte d’identité, numéro AVS, situation familiale, etc.) ;
Informations financières (p. ex. coordonnées bancaires, investissements ou participations) ;
Données de mandat, en fonction du mandat, p. ex. informations fiscales, statuts, procèsverbaux, données des collaborateurs (p. ex. salaire, assurances sociales), données comptables ;
Données personnelles particulièrement sensibles : telles que les Données personnelles ayant trait à la santé, des documents dont peuvent ressortir des opinions religieuses ou des informations concernant des mesures sociales, notamment lorsque nous fournissons des prestations dans les domaines du traitement des salaires ou de la comptabilité.

Nous Traitons ces Données personnelles aux fins décrites, en nous appuyant sur les bases juridiques suivantes :

Selon les instructions de nos Clients, en tant que sous-traitant du Traitement des Données
personnelles et afin d’exécuter les Prestations de Services décrites dans le contrat de mandat ;
Conclusion ou exécution d’un contrat avec la Personne concernée ou en sa faveur (p. ex. quand nous assumons nos obligations contractuelles) ;
Respect d’une obligation légale (p. ex. lorsque nous assumons nos obligations en qualité d’organe de révision ou quand nous sommes tenus de divulguer des informations) ;
Préservation d’intérêts légitimes, notamment notre intérêt à fournir une prestation optimale à nos clients ;
Consentement de la Personne concernée en cas de Traitement de Données personnelles sensibles.

Lors de la fourniture d’une Prestation, il est possible que vous nous communiquiez des Données personnelles sensibles vous concernant ou concernant des Personnes concernées (p. ex données liées à la santé, extraits du registre des poursuites, données en lien avec des mesures sociales, données biométriques). En tant que Personne concernée, vous consentez explicitement à ce que nous Traitions ces Données personnelles sensibles, afin de vous fournir les Prestations de Services souhaitées. En tant que tiers, vous confirmez que vous avez recueilli le Consentement explicite de la Personne concernée, afin que nous puissions Traiter ses Données personnelles sensibles

6.3. UTILISATION DE NOTRE SITE INTERNET

Lorsque vous visitez notre Site, le serveur recueille automatiquement une série d’informations par des Cookies (Cookies de performance, Cookies fonctionnels, Cookies techniques, Cookies de navigation, etc) et des balises web. Ces informations sont également recueillies et analysées par des applications et outils de tiers, tels que Google Analytics.

Il s’agit ici notamment des Données personnelles suivantes :

type d’appareil, navigateur, OS, version du système d’exploitation, périphérique ;
Page d’entrée, la date et l’heure de connexion au Site, durée de navigation, lieu de consultation du Site, temps passé sur le Site, page consultée, nombres de clics sur la page, ouverture de la newsletter, clic sur les liens, paramètres et préférences linguistiques.

Lorsque vous entrez volontairement en contact avec nous, par le biais de la page contact du Site ou lorsque vous nous demandez de vous fournir une offre, les Données personnelles suivantes sont recueillies :

Coordonnées (nom, prénom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone) ;
Le contenu du message que vous nous envoyez ;
Autres informations que vous nous transmettez via le Site.

Nous Traitons ces Données personnelles aux fins décrites, en nous appuyant sur les bases juridiques suivantes :

Préservation d’intérêts légitimes (p. ex. à des fins administratives, pour améliorer notre qualité, pour analyser des données ou pour faire connaître nos prestations de services) ;
Consentement (dans l’utilisation des Cookies et lorsque vous entrez en contact avec nous).

Vous Consentez à ce que ces Données personnelles soient Traitées par la Société dans le but (i) d’optimiser votre expérience de Visiteur lorsque vous utilisez le Site, (ii) de suivre et d’analyser à des fins statistiques la fréquentation du Site pour en améliorer les fonctionnalités et l’ergonomie, (iii) d’assurer la sécurité du Site.

Vous Consentez à ce que ces Données personnelles soient Traitées par la Société dans le but de répondre à votre demande et/ou à votre appel d’offres en lien avec les Prestations.

6.4. UTILISATION DE LA NEWSLETTER

Dans la mesure où vous vous abonnez à notre newsletter, nous utilisons votre adresse e-mail et d’autres données de contact pour vous envoyer la newsletter. Vous pouvez vous abonner à notre newsletter avec votre Consentement.

Pour l’envoi de la newsletter, les Données personnelles à soumettre sont votre nom complet ainsi que votre adresse e-mail, que nous enregistrons après votre inscription. La base juridique pour le Traitement de vos données en lien avec notre newsletter est votre consentement à l’envoi de la newsletter. Vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment et vous désabonner de la newsletter.

En cochant la case « Je m’inscris à la newsletter« , vous Consentez expressément à ce que nous Traitions vos Données personnelles pour vous envoyer des newsletters et/ou des communications marketing jusqu’à ce que vous vous désabonniez.

6.5. PARTICIPATION À DES ÉVÉNEMENTS

Lorsque vous participez à l’un de nos événements, nous collectons des Données personnelles dans le but d’organiser et de réaliser l’événement et, le cas échéant, de vous adresser des informations complémentaires ultérieurement. Nous utilisons également vos informations pour vous informer sur d’autres événements. Il est possible, sous réserve de votre Consentement, qu’à l’occasion de ces événements, nous prenions des photos de vous ou que vous soyez filmé, et que nous publiions ces images en interne ou en externe.

Il s’agit ici en particulier des informations suivantes :

Coordonnées (p. ex. nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail) ;
Informations personnelles (p. ex. profession, fonction, titre, entreprise de l’employeur, habitudes
alimentaires) ;
Photos ou vidéos ;
Informations de paiement (p. ex. coordonnées bancaires).

Nous Traitons ces Données personnelles aux fins décrites, en nous appuyant sur les bases juridiques suivantes :

Exécution d’une obligation contractuelle avec la Personne concernée ou en sa faveur, y c. la préparation du contrat et son éventuelle exécution (permettre la participation à un événement) ;
Préservation d’intérêts légitimes (p. ex. réalisation d’événements, diffusion d’informations sur nos événements, fourniture de prestations de services, organisation efficace) ;
Consentement (p. ex. pour vous adresser des informations marketing ou pour créer du matériel visuel).

En cochant les cases « J’accepte de recevoir des informations marketing » et/ou « J’accepte d’être pris en photographie et/ou filmé durant l’évènement« , vous Consentez expressément à ce que nous Traitions vos Données personnelles pour vous envoyer des communications marketing jusqu’à ce que vous vous désabonniez et/ou à ce que nous prenions des photos et/ou vidéos de vous lors de l’évènement et que nous publiions ces images en interne ou en externe, à des fins de marketing.

6.6. COMMUNICATION DIRECTE ET VISITES

Lorsque vous entrez en contact avec nous (p. ex. par téléphone, e-mail, SMS, chat ou autres messageries instantanées) ou si nous vous contactons, nous Traitons les Données personnelles nécessaires à ce contact. Nous Traitons ces Données personnelles également lorsque vous nous rendez visite. Dans ce cas, il se peut que vous deviez communiquer vos coordonnées avant votre visite ou les laisser à la réception. Nous les conserverons pendant un certain temps afin de protéger notre infrastructure et nos informations.

Pour l’organisation de conférences téléphoniques, de réunions en ligne, de vidéoconférences et/ou de webinaires (« Online-Meetings »), nous utilisons le service « Microsoft Teams ». Les services « Zoom »,
« Google Meet » et « 3 CX » peuvent le cas échéant être également utilisés. Pour cela, nous Traitons en particulier les Données personnelles suivantes :

Coordonnées (p. ex. nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail) ;
Données secondaires sur la communication (p. ex. durée de la communication, canal de communication) ;
Enregistrements de conversations, p. ex. lors de vidéoconférences ;
Autres informations que l’utilisateur téléverse pendant l’utilisation du service de vidéoconférence, fournit ou crée ainsi que méta-données utilisées pour la maintenance du service fourni. Des renseignements supplémentaires sur le Traitement des Données personnelles par « Microsoft Teams », « Zoom », « 3 CX » et « Google Meet » se trouvent dans les déclarations de protection des données de ces services ;
• Données personnelles quant à la fonction professionnelle de la Personne concernée (p. ex. profession, fonction, titre, entreprise de l’employeur) ;
Moment et raison de la visite.

Nous Traitons ces Données personnelles aux fins décrites, en nous appuyant sur les bases juridiques suivantes :

Exécution d’une obligation contractuelle avec la Personne concernée ou en sa faveur, y c. la préparation du contrat et son éventuelle exécution (fourniture d’une Prestation de Service) ;
Préservation d’intérêts légitimes (p. ex. sécurité, traçabilité ainsi que Traitement et gestion des relations clients) ;
Consentement exprès lors du Traitement de Données personnelles sensibles.

6.7. CANDIDATURES

Vous pouvez nous faire parvenir votre candidature pour un poste par la poste ou via l’adresse e-mail indiquée sur notre Site. Le dossier de candidature et toutes les Données personnelles qui nous sont ainsi communiquées sont Traités de manière strictement confidentielle, ne sont pas transmis à des tiers et ne sont traités par nos soins que dans le but d’un traitement de votre candidature pour un emploi chez nous.

Sauf accord contraire de votre part, après la fin de la procédure de candidature, votre dossier de candidature vous est renvoyé ou il est supprimé/détruit à moins qu’il ne soit soumis à une obligation légale de conservation. La base juridique pour le Traitement de vos données est votre Consentement, l’exécution du contrat avec vous et nos intérêts légitimes.

Pour cela, nous Traitons en particulier les informations suivantes :

Coordonnées (p. ex. nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail) ;
Informations personnelles (p. ex. profession, fonction, titre, entreprise de l’employeur) ;
Dossier de candidature (p. ex. lettre de motivation, certificats, diplômes, curriculum vitae) ;
Informations d’évaluation (p. ex. évaluation du recruteur, renseignements sur les références, assessments) ;
Toute autre information soumise dans le dossier de candidature ;
Toute information à votre sujet publiée sur Internet (p. ex. réseaux sociaux, articles) ;
Toute information publiée dans des registres accessibles au public.

Nous Traitons ces Données personnelles aux fins décrites, en nous appuyant sur les bases juridiques suivantes :

Préservation d’intérêts légitimes (p. ex. embauche de nouveau collaborateurs et collaboratrices) ;
Consentement.

En nous envoyant votre dossier de candidature par la poste, ou en nous le soumettant par email, vous Consentez expressément à ce que nous Traitions vos Données personnelles, y compris d’éventuelles Données personnelles sensibles, pour analyser votre dossier de candidature à des fins de potentielle embauche.

6.8. FOURNISSEURS, PRESTATAIRES DE SERVICES, AUTRES PARTENAIRES CONTRACTUELS

Lorsque nous concluons un contrat avec vous dans le but que vous nous fournissiez une prestation de service, nous Traitons des Données personnelles vous concernant ou concernant vos collaborateurs.
Nous en avons besoin pour communiquer avec vous et pour utiliser vos services. Nous Traitons également ces Données personnelles pour vérifier l’existence d’un éventuel conflit d’intérêts en lien avec notre activité d’organe de révision et pour nous assurer que notre collaboration ne nous expose pas à des risques involontaires, p. ex. en matière de blanchiment d’argent ou de sanctions.

Pour cela, nous Traitons en particulier les informations suivantes :

Coordonnées (p. ex. nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail) ;
Informations personnelles (p. ex. profession, fonction, titre, entreprise de l’employeur) ;
Informations financières (p. ex. coordonnées bancaires).

Nous Traitons ces Données personnelles aux fins décrites, en nous appuyant sur les bases juridiques suivantes :

Conclusion ou exécution d’un contrat avec la Personne concernée ou en sa faveur, y c. la préparation du contrat et son exécution éventuelle
Préservation d’intérêts légitimes (p. ex. prévention des conflits d’intérêts, protection de l’entreprise, exercice des droits légitimes).

7. TECHNOLOGIE D’ANALYSE ET DE SUIVI

Nous utilisons des Cookies sur notre Site Il s’agit de petits fichiers que votre navigateur crée automatiquement et qui sont enregistrés sur votre terminal (ordinateur portable, tablette, smartphone, etc.) lorsque vous consultez notre Site.

Des informations sont stockées dans le Cookie, en relation avec le terminal spécifique utilisé. Cependant, cela ne signifie pas que nous avons immédiatement connaissance de votre identité. L’utilisation de Cookies sert à rendre l’utilisation de notre offre plus agréable pour vous. Ainsi, nous utilisons des Cookies de session pour voir que vous avez déjà consulté différentes pages de notre Site.
Ces Cookies sont automatiquement effacés une fois que vous quittez notre Site.

Par ailleurs, nous utilisons aussi des Cookies temporaires pour optimiser la convivialité pour les utilisateurs. Ces fichiers sont stockés sur votre terminal pour une période définie. Si vous consultez à nouveau notre Site pour utiliser nos Services, il est automatiquement reconnu que vous avez déjà été sur notre Site et quels sont les saisies et paramètres que vous avez effectués. Cela vous permet de ne pas devoir les saisir à nouveau. Nous utilisons également des Cookies pour saisir statistiquement l’utilisation de notre Site et l’évaluer à des fins d’optimisation de notre offre pour vous. Après un certain laps de temps défini, ces fichiers sont automatiquement supprimés.

Les données traitées par les cookies sont nécessaires aux fins mentionnées plus haut. La plupart des navigateurs acceptent automatiquement les Cookies. Vous pouvez toutefois configurer votre navigateur de telle sorte qu’aucun Cookie ne soit stocké sur votre ordinateur ou qu’un message s’affiche toujours avant la création d’un nouveau cookie. La désactivation complète des cookies peut toutefois avoir pour conséquence que vous ne pourrez plus utiliser toutes les fonctionnalités de notre Site.

8. ANALYSE D’INTERNET, ANALYSE DE NEWSLETTER

Afin d’obtenir des détails sur l’utilisation de notre Site, d’améliorer notre offre et de pouvoir vous atteindre par des publicités sur les sites de tiers ou les médias sociaux, nous avons recours aux outils d’analyse web et aux technologies de « re-targeting » suivants : Google Analytics 4 ainsi que la plateforme Mailchimp.

Ces outils sont mis à disposition par des fournisseurs tiers. En général, les informations collectées sur l’utilisation d’un Site grâce à des Cookies ou à des technologies similaires sont transmises au serveur du fournisseur tiers. En fonction des fournisseurs tiers, il se peut que ces serveurs se situent à l’étranger.

8.1. GOOGLE ANALYTICS 4

Il est possible que le Site utilise Google Analytics 4, un service d’analyse de Site qui est fourni par Google Inc. (« Google »). Google Analytics 4 utilise des Cookies, qui sont des documents textes placés sur votre ordinateur afin d’aider à analyser l’utilisation qui est faite du Site par ses Utilisateurs.

Les données qui sont générées par les Cookies concernant votre utilisation du Site seront communiquées à, et stockées par, Google sur des serveurs situés aux Etats-Unis d’Amérique. Google utilisera ces informations pour évaluer votre utilisation du Site, compiler des rapports sur les activités du Site pour son éditeur et fournir d’autres services en lien avec l’activité du Site et l’utilisation d’Internet.

Google peut communiquer ces informations à des parties tierces s’il y a une obligation légale de ce faire ou lorsque les parties tierces Traitent ces données pour le compte de Google, y compris notamment l’éditeur de ce site. Google ne procèdera pas à des références croisées de vos informations avec d’autres données détenues par Google.

Vous pouvez désactiver l’utilisation des Cookies de Google en sélectionnant les paramètres appropriés de votre navigateur. Toutefois, une désactivation de ce type peut empêcher l’utilisation de certaines fonctions du Site. En utilisant le Site, vous acceptez spécifiquement le Traitement de vos Données personnelles par Google aux conditions et dans les buts décrits ci-dessus.

Pour en savoir plus sur les moyens de ne plus être suivi par Google Analytics sur les sites que vous visitez, rendez-vous sur la page tools.google.com/dlpage/gaoptout.

8.2. LIENS

Si certaines pages du Site comportent des liens vers des sites ou des pages appartenant à des tiers, ces sites ou pages n’appliquent pas la même Politique de confidentialité.

Si vous choisissez de vous rendre sur l’un de ces sites ou pages tiers, vous serez redirigé vers ces sites ou pages tiers. Nous n’exerçons aucun contrôle sur les sites ou les pages appartenant à des tiers et vous recommandons en conséquence de vous reporter aux déclarations de confidentialité de ces sites ou de ces pages pour tout savoir sur leurs procédures de collecte, d’utilisation et de transmission de Données personnelles.

9. NEWSLETTER TRACKING

Nous envoyons nos newsletters au moyen de la plateforme Mailchimp. Ce logiciel permet l’envoi et l’analyse de newsletters. Pour mener cette analyse, nous collectons des données concernant les appareils et les accès. Par ailleurs, la newsletter ou les sites Internet accessibles à partir de cette newsletter sont suivis à l’aide de cookies. Un pixel est un fichier image sauvegardé sur l’appareil du destinataire.

Grâce à ces technologies, nous savons si la newsletter est arrivée, si elle a été ouverte et sur quels contenus le destinataire a cliqué. Nous utilisons ces informations pour améliorer nos newsletters et nos offres.

Il est possible d’éviter la sauvegarde de pixels en désactivant le HTML dans le programme de messagerie (différent selon le programme de messagerie).

10. COMMUNICATION ET TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES

Nous communiquons vos Données personnelles à des tiers uniquement si cela est nécessaire pour fournir nos Service dans la mesure à permettre à ces tiers de nous fournir une prestation de service.
Nous pouvons également être amenés à les communiquer à des tiers si nous y sommes tenus par la loi ou les autorités ou si nous avons un intérêt prépondérant à la transmission de vos Données personnelles. Nous transmettons également vos Données personnelles à des tiers, comme aux autorités fiscales, si vous nous avez donné votre Consentement ou si vous nous avez mandatés pour le faire.

Les Données personnelles sensibles sont transmises sous forme cryptée par défaut. Sauf accord contraire explicite avec le Client, les autres Données personnelles non-sensibles soit les données comptables, fiscales, juridiques, données d’administration des salaires, décomptes de salaire et certificats de salaire sont transmis sous forme non cryptée (e-mail).

Les catégories de destinataires susceptibles de recevoir des Données personnelles de notre part sont les suivantes :

Les Sociétés, soit respectivement Fidexaudit SA ou Fidexaudit révision SA dépendant du Responsable du Traitement des Données personnelles;
Les Succursales ;
Les Filiales, notamment la Société fiduciaire générale SFG SA, CHE-343.051.817, sise à Chemin de Mornex 2, 1003 Lausanne ;
Les prestataires de services (p. ex. prestataires de services informatiques, fournisseurs d’hébergement, fournisseurs, consultants, avocats, assurances, organe de révision) ; et
Les tiers dans le cadre de nos obligations légales ou contractuelles, autorités, organismes publics, tribunaux.

Nous concluons des contrats avec des prestataires de services qui traitent des Données personnelles en notre nom. En signant ces contrats, ils s’engagent à garantir la protection des Données personnelles traitées, conformément à la présente Politique. Nos prestataires de services se situent en Suisse.

Certaines Données personnelles peuvent être transférées aux États-Unis (p. ex. données Google Analytics 4).

Si des Données personnelles devaient être transmises dans des pays dont le niveau de protection des Données personnelles n’est pas adéquat, selon la liste établie par le Conseil Fédéral (art. 16 LPD ; Annexe 1 OPDo), la Société ne communiquera les Données personnelles qu’en s’assurant qu’un niveau de protection approprié soit garanti, comme par exemple sur la base des clauses contractuelles types de l’UE (p. ex. dans le cas de Google) ou d’autres instruments adéquats.

11. HÉBERGEMENT DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

Vos Données Personnelles sont hébergées sur les serveurs de la Société Fidexaudit SA, en Suisse.

12. DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES PERSONNELLES

Nous Traitons et conservons vos Données personnelles aussi longtemps que cela est nécessaire pour remplir nos obligations contractuelles et légales ou pour atteindre les objectifs poursuivis par le Traitement des Données personnelles, c’est-à-dire, par exemple, pour la durée de la relation commerciale dans son ensemble (de l’initiation, du déroulement et jusqu’à la fin d’un contrat) ainsi qu’au-delà, conformément aux obligations légales de conservation et de documentation. Ce faisant, il est possible que des Données personnelles soient conservées pendant la période au cours de laquelle des droits peuvent être exercés contre notre entreprise (c.-à-d. notamment pendant la prescription légale) et dans la mesure où nous y sommes contraints par la loi ou si des intérêts commerciaux légitimes l’exigent (p. ex. à des fins de preuves et de documentation). Dès que vos Données personnelles ne sont plus nécessaires aux objectifs susmentionnés, elles sont en principe et dans la mesure du possible effacées ou rendues anonymes.

13. SÉCURITÉ DES DONNÉES

Nous prenons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos Données personnelles contre les accès non autorisés, la divulgation, la modification ou la destruction non autorisées de vos Données personnelles, telles :

l’émission de directives, les formations des collaborateurs et collaboratrices de la Société ;
les solutions de sécurité informatique et de réseau ;
les contrôles et restrictions d’accès ;
dans la mesure du possible, le cryptage des supports de données et des transmissions des Données personnelles, la pseudonymisation et les contrôles.

Cela étant, vous reconnaissez que l’utilisation d’internet n’est par définition pas sûre et qu’elle comporte des risques pour vos Données personnelles. La Société met tout en œuvre pour protéger vos Données personnelles, mais ne peut garantir, ni assurer que les Données personnelles que vous lui fournissez sont à l’abri et protégées de failles, du vol et de l’accès non autorisé par des tiers, préjudice pour lequel nous déclinons toute responsabilité, dans la limite des règles de droit applicable.

Il est de votre responsabilité de vous assurer que la machine que vous utilisez est correctement sécurisée et protégée contre des logiciels malveillants tels que des chevaux de Troie, des virus informatiques et des vers. Vous êtes conscient du fait que sans des mesures de sécurité adéquates (y compris une configuration sécurisée du navigateur web et un logiciel anti-virus à jour), il y a un risque que les Données personnelles et mots de passe que vous utilisez pour protéger l’accès à vos Données personnelles pourraient être communiquées à des tierces parties non-autorisées.

14. PROTECTION DE VOS DONNÉES PERSONNELLES DÈS LA CONCEPTION ET PAR DÉFAUT

La Société mettra en œuvre, tant au moment de la détermination des moyens de Traitement qu’au moment du Traitement lui-même, des mesures techniques et organisationnelles appropriées, telles que le cryptage des Données personnelles sensibles, et de respecter les principes de protection des données, notamment la minimisation, d’une manière efficace et d’intégrer les garanties nécessaires au Traitement de vos Données personnelles afin de protéger vos droits.

La Société mettra en œuvre les mesures techniques et organisationnelles nécessaires afin d’assurer que, par défaut, seules les Données personnelles nécessaires à l’accomplissement du Traitement envisagé soient Traitées. Cette obligation s’applique au volume de Données personnelles que nous Traitons, à l’ampleur du Traitement, à la durée de conservation et leur accès. Ces mesures permettent d’assurer que, par défaut, vos Données personnelles ne soient pas rendues accessibles sans votre intervention à un nombre indéterminé de tiers.

15. VOS DROITS

Dans le cadre du Traitement par nos soins de vos Données personnelles, vous avez les droits suivants :

Droit d’accès aux Données personnelles vous concernant et sauvegardées chez nous, ainsi que le droit d’être renseigné sur le but du Traitement, l’origine et les destinataires ou les catégories de destinataires à qui les Données personnelles seront transmises ;
Droit de rectification si vos Données personnelles ne sont pas correctes ou incomplètes ;
Droit à la limitation du Traitement de vos Données personnelles ;
Droit d’exiger la suppression des Données personnelles Traitées ;
Droit à la portabilité des Données personnelles et de transférer vos Données personnelles à un
tiers ; et
Droit de s’opposer au Traitement des Données personnelles ou de révoquer à tout moment et sans justification un Consentement au Traitement de Données personnelles.

Pour faire valoir ces droits, veuillez contacter le Responsable du Traitement avec lequel vous interagissez, aux coordonnées indiquées au chiffre 1, en fournissant une forme officielle d’identification.

Veuillez noter toutefois que nous nous réservons le droit de faire valoir les restrictions prévues par la loi, par exemple lorsque nous sommes tenus de conserver ou de traiter certaines Données personnelles et que nous y avons un intérêt prépondérant (dans la mesure où nous pouvons l’invoquer), ou si cela affecterait de manière significative les droits et libertés des tiers.

L’exercice de ces droits est gratuit, à moins que votre demande soit infondée ou excessive, notamment si vous avez déjà exercé ce droit à plusieurs reprises au cours des douze derniers mois ou si votre demande génère un important volume de travail pour la Société. Dans ces hypothèses, la Société se réserve le droit de vous facturer des frais administratifs.

Si vous deviez estimer que vos Données personnelles ont fait l’objet d’un Traitement illicite ou que La Société n’a pas répondu à vos attentes en la matière, vous pouvez vous plaindre auprès de l’autorité compétente, le Préposé fédéral à la Protection des données et à la transparence (PFPDT). Nous vous encourageons à contacter la Société s’agissant de toute plainte ou inquiétude mais vous êtes en droit d’adresser vos doléances directement à l’autorité compétente en la matière.

16. DROIT APPLICABLE ET COMPÉTENCE

La Politique, de même que toutes les questions qui en découlent ou sont en relation avec elles (y compris les différends ou prétentions non-contractuels et leur interprétation) seront soumises au droit suisse, à l’exclusion des règles en matière de conflit des lois.

Tous les litiges, réclamations ou différends entre un Client, un Visiteur, ou une Personne concernée et la Société, portant sur toute question relative à la présente Politique seront soumis exclusivement aux tribunaux compétents de Lausanne, sous réserve d’un recours auprès du Tribunal fédéral suisse.

17. MODIFICATION DE LA DÉCLARATION DE PROTECTION DES DONNÉES

Nous nous réservons expressément le droit de modifier cette Politique à tout moment.

Dernière modification : octobre 2025

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